ownCloud für Behörden und Ministerien

Behörden und Ministerien sind heute mehr denn je gefordert ihre Dienstleistungen zu verbessern und gleichzeitig die Verwaltungskosten zu senken. Zivile Behörden stehen vor der Aufgabe, den Datenverkehr zwischen den einzelnen Behörden und Ministerien zu streamlinen. Behörden mit hoheitlichen Aufgaben müssen die Abläufe beim Austauschen von Informationen automatisieren und Regulierungsbehörden ihre Richtlinien und Anweisungen schnell und effizient bereitstellen.

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Auf lokaler Ebene bietet jeder Prozess mit Bürgerbeteiligung Raum für Modernisierung, u. a. bei Kraftfahrzeug-Zulassungsbehörden, Polizeibehörden und Sozialdiensten. Da die Arbeitsweise des öffentlichen Sektors heute noch Papier und Formular orientiert ist, bietet die Einführung des elektronischen Dokumentenaustausches enorme Vorteile. In einem Klima, in dem öffentliche Sicherheit und Datenschutz ständig beobachtet werden, können bei der Datensicherheit jedoch keine Kompromisse eingegangen werden.

Behörden, die effiziente, sichere Methoden für den Datenaustausch benötigen, führen zunehmend File sync- & share-Lösungen (FSS) ein. Bei vielen FSS-Angeboten werden Daten auf öffentlich zugreifbaren Cloud-Servern gehostet, welche die Einhaltung der von Datenschutz- und Datensicherheits–Richtlinien nicht gewährleisten können und die sich außerhalb der Kontrolle der eigenen IT-Abteilung befinden. Solche Public Cloud Angebote gefährden nicht nur in hohem Maß die Datensicherheit, sondern geben auch im Bezug auf Malware- und Intrusion-Prevention Anlass zu ernsthaften Bedenken. Selbst ein relativ unwahrscheinliches Risiko für die Sicherheit der IT-Infrastruktur ist für Behörden absolut inakzeptabel. Sie benötigen eine FSS-Lösung, die auf den eigenen Servern installiert wird, die Einhaltung sämtlicher Sicherheits- und Governance-Richtlinien gewährleistet und dennoch für Endbenutzer einfach zugänglich ist und durch mobile Applikationen genutzt werden kann.

Osterman Research empfiehlt, Consumer-Tools durch speziell auf Organisationen ausgelegte File sync- & share-Lösungen zu ersetzen. File Synchronization and Sharing Market Forecast, 2012-2017 – Osterman Research, Inc.

ownCloud: Sicheres Filesharing auf Open-Source-Basis

ownCloud ist eine beliebte File sync- & share-Lösung für Behörden und Ministerien. Es verbindet die Schnelligkeit und Benutzerfreundlichkeit von herkömmlichen File sync- & share-Applikationen mit der Sicherheit, Richtlinienkonformität und den Kontrollmöglichkeiten einer On-Premise-Lösung. Im Gegensatz zu Cloud-basierten Diensten, bei denen vertrauliche Daten auf öffentlichen Cloud-Servern außerhalb der Kontrolle der Behörde gespeichert werden, wird ownCloud im eigenen Rechenzentrum oder in einer privaten Cloud-Infrastruktur implementiert. ownCloud lässt sich nahtlos in alle Teile der IT-Infrastruktur integrieren – von Benutzerverzeichnissen über Sicherheitssysteme bis hin zu Management- und Backup-Diensten.

Auf diese Weise ist sichergestellt, dass Organisationen stets die Kontrolle über ihre sensiblen Daten behalten. Gleichzeitig bietet ownCloud die Benutzerfreundlichkeit und Mobilität, die Nutzer von herkömmlichen Diensten gewöhnt sind. Für Behörden mit Einsatzrichtlinien im Bezug auf Open Source ist ownCloud unter einer AGPLv3 Lizenz verfügbar und kann auf die Unterstützung der größten FSS-Open-Source-Community der Welt zurückgreifen.

Einige Beispiele für die Einsatzmöglichkeiten von ownCloud bei Behörden und Organisationen:

Dateiaufbewahrung

Bei der großen Menge an sensiblen Daten die in Behörden und Ministerien gespeichert wird braucht die IT-Abteilung eine Möglichkeit Regeln für bestimmte Dateien zu definieren. ownCloud erlaubt es Administratoren weiterhin Regeln zur Dokumentklassifizierung einzusetzen und dann basierend auf diesen Klassifikationen Maßnahmen zu ergreifen um diese Regeln durchzusetzen. Durch die Kombination von neuen Systemen und Nutzer-Tags kann Administratoren und Nutzer entscheiden wie ein Dokument klassifiziert werden soll. Auch können Administratoren Richtlinien konfigurieren die basierend auf der Klassifikation bestimmen wie lange eine Datei gespeichert werden soll und die Datei dann am Ende der definierten Aufbewahrungsfrist automatisch löschen.

Sicherheit, Kontrolle und Überprüfbarkeit

Staatliche Stellen müssen sensible Daten in der Gewissheit austauschen können, dass nur autorisierte Benutzer darauf Zugriff haben. Ebenso müssen auch die Rechte eines jeden Nutzers (Erstellen, Anzeigen, Aktualisieren und Löschen) gesteuert werden können und überprüft werden, wie und wann auf Daten zugegriffen wurde. Cloud-basierte Filesharing-Lösungen sind für viele Behördenanwendungen einfach nicht geeignet, da sich die Daten immer unter der Kontrolle der Behörde befinden müssen. ownCloud ermöglicht einen sicheren, überprüfbaren Datenaustausch durch eine Lösung, die auf den eigenen Servern der Behörde installiert wird. Die Software ist von Grund auf so konzipiert, dass sie in vorhandene Directory- (Multi-LDAP/AD), Sicherheits- und Digital-Rights-Management-Systeme integriert werden kann. Dies stellt sicher, dass Daten-Governance-Richtlinien stets eingehalten werden. ownCloud unterstützt das Single Sign-on durch SAML (Secure Assertion Markup Language) und die flexiblen Protokollfunktionen erlauben Administratoren umfassende Einblicke in alle Datenzugriffsaktivitäten. ownCloud nutzt AES-Algorithmen zur Verschlüsselung der Daten während der Speicherung. Die Verwendung von SSL stellt sicher, dass Daten während der Übertragung nach höchsten kryptografischen Standards geschützt sind. Klicken Sie auf den folgenden Link, um herauszufinden, weshalb viele Behörden und Organisationen sich für die On-Premise-Filesharing-Lösung ownCloud entscheiden. Mehr erfahren

Zusammenarbeit zwischen Behörden

Bundes- und Landesbehörden benötigen sichere Verfahren, um intern und extern gemeinsam an Dokumenten arbeiten zu können. Typische Beispiele sind der Austausch fallspezifischer Informationen, Rechtsvorschriften, Compliance-Daten, Notfallpläne, Ausschreibungen sowie Video- und Audiodateien. Diese Ressourcen müssen überdies Benutzern innerhalb der Behörde, anderen Behörden, externen Vertragspartnern und zunehmend auch der Öffentlichkeit zugänglich sein. Da ownCloud sich in die vorhandenen Verzeichnisse und Sicherheitsinfrastrukturen der Behördensysteme integrieren lässt, behält die Behörde die Kontrolle über alle sensiblen Daten. Somit ist sichergestellt, dass nur autorisierte Personen auf die Daten zugreifen können. ownCloud bietet auch eine Funktion für anonyme Uploads, die es externen Partnern (z. B. Systemintegratoren oder Subunternehmern) ermöglicht, Dateien unter der Aufsicht der IT-Abteilung auf sichere Weise abzulegen. Mit Hilfe von ownCloud können Organisationen intern und in ihrem erweiterten Umfeld auf sichere, richtlinienkonforme und nachvollziehbare Weise zusammenarbeiten.

Sicher und produktiv mobil arbeiten

Führungskräfte und Fachkräfte in Behörden und Ministerien arbeiten häufig unterwegs und müssen zunehmend in der Lage seinauf Angebote, Studien und Verträge zuzugreifen. Wartungspersonal, Ermittlungsteams und andere im Außendienst tätige Mitarbeiter müssen mobile Technologien ebenfalls in ihre täglichen Arbeitsabläufe einbinden können. Die mobilen Applikationen von ownCloud machen das sichere mobile File sharing zu einem Kinderspiel. Benutzer können Dateien auf Tablets und Smartphones anzeigen, herunterladen, bearbeiten und hochladen. Daten werden während der Übertragung mit erweiterten SSL- (Secure Sockets Layer) und TSL-Protokollen (Transport Layer Security) verschlüsselt, so dass ein Zugriff durch Unbefugte praktisch unmöglich ist. ownCloud ist die ideale Lösung zur Implementierung von Wissensdatenbanken für mobiles Wartungs- und Reparaturpersonal, da Dokumente, Zeichnungen sowie Audio- und Videodateien jederzeit überall zugänglich sind. Gleichzeitig ist gewährleistet, dass der Zugriff entsprechend den Behördenrichtlinien erfolgt.

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