Die neue ownCloud 9
Enterprise Edition

Mit der ownCloud 9 Enterprise Edition hat ownCloud die bislang bedeutendste Version seiner Software für Enterprise Filesync und -share auf den Markt gebracht.

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Die ownCloud 9 Enterprise Edition umfasst wichtige Updates und neue Features unserer weithin bekannten und beliebten Software für Filesync und -share. Sie profitieren damit von einer noch besseren Kontrolle über Ihre Dateien, Federated Cloud Sharing und einer reibungslosen Zusammenarbeit durch einfaches Austauschen und Synchronisieren von Dateien.

Dateikontrolle

Mit Universal File Access ermöglicht ownCloud über ein zentrales Frontend den Zugriff auf sämtliche Systeme in der verteilten IT-Umgebung Ihres Unternehmens. Ihre Mitarbeiter können überall und jederzeit über beliebige Geräte auf Dateien zugreifen, während Ihre IT-Abteilung durch die Verwaltung, Kontrolle und Überprüfung von Filesharing-Aktivitäten die Einhaltung von Sicherheits- und Compliance-Richtlinien sicherstellen kann. Die Voraussetzungen hierfür schafft ein einheitlicher Zugriff auf Dateien unabhängig von deren Speicherort – in Anwendungen, Object-Stores, auf lokalen Speichersystemen oder in der Cloud. Verwaltung, Schutz und Kontrolle der Daten liegen vollständig bei Ihrer IT.

Workflow für automatisches Tagging

In der Administratorkonsole von ownCloud steht eine Funktion für automatisches Tagging zur Verfügung, die das Zuweisen von Tags mit einer Regel-Engine ermöglicht. Dabei werden einfache Regeln erstellt, mit denen sich Dateien markieren und auf der Grundlage von Tags löschen lassen. Hierzu werden auf der Administrationsseite der Benutzeroberfläche die Tag-Typen und Tag-Namen festgelegt und die Regeln für das Zuweisen von Tags definiert. Der Administrator kann auf dieser Seite außerdem mithilfe von Tags bestimmen, wann eine Datei dauerhaft gelöscht werden soll.

File Firewall

Die File Firewall dient als Richtlinien-Engine der ownCloud-Instanz und schützt Dateien, indem bei Richtlinienverstößen der Zugriff auf Dateien verweigert wird. Die File Firewall wurde aktualisiert und noch stärker in ownCloud integriert. Sie untersucht Zugriffsanforderungen anhand von Tags und Kriterien wie IP-Adressbereich, Gerätetyp, Dateigröße, Subnetz, Region, Uhrzeit oder Gruppenzugehörigkeit.

Übertragung von Dateibesitzrechten

Wird ein Benutzer aus dem System entfernt, können Administratoren die Besitzrechte für die ownCloud-Dateien dieses Benutzers auf einen anderen Nutzer übertragen. Dabei können die ursprünglichen Freigaben der Dateien und Ordner beibehalten werden.

Neue Speicher-API

Um die Kompatibilität mit möglichst vielen Backend-Speichersystemen zu gewährleisten, speichert ownCloud alle Metadaten von Dateien in der ownCloud-Datenbank. Hierzu gehören Informationen zu Filesharing-Aktivitäten, die IDs von Dateien und andere Informationen. Bei sehr großen ownCloud-Instanzen ist es mitunter effizienter, einen Teil der Dateiverarbeitung und Metadatenspeicherung auf Backend-Speichersysteme auszulagern, die beispielsweise auch Versionskontrolle oder Filesharing unterstützen. Da bei sehr großen Systemen die Datenbank häufig Engpässe verursacht, kann durch das Auslagern dieser Aktivitäten und Metadaten die Performance verbessert werden. Zugleich kann die Hardware zur Unterstützung weiterer Nutzer skaliert werden, was insbesondere bei sehr umfangreichen Instanzen hilfreich ist.

Die neue Speicher-API bietet nicht nur eine bessere Skalierbarkeit, sondern ermöglicht in ownCloud außerdem die Nutzung von Speichersystemen, die von Lösungen für den Dateizugriff bislang nicht unterstützt wurden – beispielsweise auch Bandspeicher (tape). So besteht in ownCloud die Möglichkeit, den jeweils kostengünstigsten Speicher zu nutzen und zugleich Mitarbeitern, Partnern und Lieferanten einen reibungslosen Zugriff auf alle benötigten Dateien zu ermöglichen.

Federated Cloud Sharing

Das Filesharing-Modell wurde überarbeitet und die Systematik für den Austausch von Dateien auf gleichen versus verschiedenen Servern (Federated Cloud Sharing) vereinfacht. Dadurch haben die Anwender bessere Kontrolle über ihre Dateien. Unter anderem können sie mit Federated Cloud Sharing Dateien teilen und nahtlos auf mehreren anderen Servern nach den gewünschten Empfängern suchen. Für die Anwender sieht es so aus, als ob alle auf dieselbe ownCloud-Instanz zugreifen, obwohl die Nutzer auf verschiedenen ownCloud-Instanzen verteilt sind. Auf diese Weise können auch Nutzer der mobilen Apps und der Desktop-Clients die Filesharing-Funktionen nutzen und durch den einfachen Austausch von Dateien innerhalb und außerhalb des Unternehmens ganz einfach zusammenarbeiten..

Mitarbeiter eines Unternehmens müssen in ihrem Tagesgeschäft innerhalb und außerhalb des Unternehmens und der entsprechenden Firewall Dateien austauschen. Sie nutzen für ihre Arbeit unterschiedlichste Geräte, sind an Standorten in verschiedenen Regionen tätig und benötigen überall Zugriff auf sämtliche Daten des Unternehmens. Hier kommt ownCloud ins Spiel. Mit Universal File Access von ownCloud können Anwender nun über beliebige Geräte (Desktop-PCs, Laptops, Tablets oder Smartphones) auf ihre Informationen zugreifen und Dateien sicher und effizient mit anderen austauschen.

Sie müssen mit Kollegen an anderen Standorten zusammenarbeiten? Mit ownCloud können Sie einen Server einrichten, auf den die Mitarbeiter aller Standorte zugreifen können. Die Administratoren schließen dann die einzelnen ownCloud-Instanzen zu einem Verbund zusammen, sodass Filesharing über verschiedene Instanzen und Standorte hinweg möglich wird. Die Anwender können ownCloud wie gewohnt für den Zugriff und Austausch von Dateien nutzen. Beim Filesharing mit Kollegen an unterschiedlichen Standorten werden bei der Suche mit Worterkennungsfilter die lokalen Nutzer zusammen mit den Nutzern an anderen Standorten angezeigt. Administratoren oder Nutzer können die Kennzeichnung „vertrauenswürdiger Server“ jederzeit deaktivieren, während der Besitzer der Datei nach wie vor die Kontrolle über die Masterdatei behält.

Zusammenarbeit

Mithilfe von ownCloud können Anwender gemeinsam mit Kollegen an Dateien und Ordnern arbeiten und beispielsweise Kommentare zur Bearbeitung von Dateien eingeben, diese durch das Zuweisen von Tags organisieren und die Dateihistorie in der Aktivitäten-Seitenleiste nachverfolgen. ownCloud-Nutzer können nun mit wenigen Schritten einen Ordner anlegen, mit einem Tag mit aussagekräftiger Bezeichnung versehen, den Ordner teilen und mit der Teamarbeit starten. Noch besser: Im erweiterten Activity Stream werden Kommentare zu Dateien in der Zeitleiste angezeigt – entweder in der Seitenleiste, einem E-Mail-Digest oder einem RSS-Reader. So haben alle Nutzer die Möglichkeit, die Teamaktivitäten auf die von ihnen bevorzugte Weise zu verfolgen

Kommentare
Die Anwender können Dateien nun mit Kommentaren versehen, um eine einfache Zusammenarbeit bei standortübergreifenden Projekten zu ermöglichen. Die Kommentare werden im Activity Stream angezeigt und stellen Kontextinformationen zur Verfügung, verbessern die Zusammenarbeit und ermöglichen die Nutzung von ownCloud für die täglichen Aufgaben.

Tags
Sowohl Dateien als auch Ordner können mit Tags versehen werden, die aus einem oder mehreren Wörtern bestehen können und zusätzliche Metadaten zum Inhalt der Dateien bzw. Ordner enthalten.

  • Nutzer-Tags – Diese Tags sind für alle Anwender mit Zugriffsrechten für die Datei sichtbar und können je nach Einstellung statisch sein oder über die Weboberfläche zugewiesen, gelesen und geändert werden.
  • System-Tags – Diese Tags sind nur für das System sichtbar und werden von den Administratoren zugewiesen und verwaltet. Sie können als unsichtbar, sichtbar und statisch oder sichtbar und durch den Anwender editierbar definiert werden.

Autovervollständigen für Federated Cloud Sharing
Wenn Sie beim Austausch von Dateien über Federated Cloud Sharing den Namen eines anderen Nutzers eingeben, wird dieser vom System nun automatisch vervollständigt, sofern die andere ownCloud-Instanz als vertrauenswürdiger Server gekennzeichnet wurde.

Datenaufbewahrung
Administratoren können in ownCloud Regeln für die Klassifizierung von Dokumenten festlegen und dann auf der Grundlage der jeweiligen Klassifizierung Maßnahmen zur Umsetzung der Regeln ergreifen. Mit einer Kombination neuer System- und Nutzer-Tags können Administratoren und Anwender bestimmen, wie ein Dokument klassifiziert werden soll. Administratoren können außerdem Richtlinien zur Aufbewahrung von Dateien auf der Grundlage ihrer Klassifizierung festlegen und bestimmen, dass Dateien nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist automatisch gelöscht werden.

Ein Team, das über unterschiedliche Kontinente verteilt arbeitet, beginnt mit einem neuen Projekt und muss hierfür verschiedene Dokumente bearbeiten. Das Team bespricht die Aufgabenverteilung, legt in ownCloud einen neuen Ordner mit dem Tag „Projekt geheim“ an und gibt ihn für die einzelnen Teammitglieder frei. Die Mitarbeiter in Asien erstellen zunächst mit Microsoft Office verschiedene Dateien: PowerPoint-Präsentationen, Excel-Tabellen, Word-Dokumente usw. Als für die Mitarbeiter in Europa der Arbeitstag beginnt, können sie anhand der Kommentare ihrer Kollegen in Asien sehen, welche Dateien wie bearbeitet werden müssen. Später setzen die Teammitglieder aus Nord- und Südamerika die Arbeit fort, nachdem sie die Kommentare mit der Dateihistorie gesichtet haben. Sämtliche Dateien im Ordner unterliegen der Versionskontrolle, und die bisherigen Bearbeitungsschritte werden in Kommentaren erläutert. In der Dateiansicht von ownCloud steht ein Tag-Filter zur Verfügung, mit dem sich die getaggten Dateien schnell auffinden lassen. Die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten wird damit ganz einfach.

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Mit der ownCloud 9 Enterprise Edition hat ownCloud die bislang bedeutendste Version seiner Software für Enterprise Filesync und -share auf den Markt gebracht.

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