Mit der neuen „File Lifecycle Management App“ bietet ownCloud Nutzern der Enterprise-Version eine umfassende Möglichkeit, den gesamten Lebenszyklus von Dateien zu verwalten und zu kontrollieren. Mit der Funktion lassen sich Archivierungs- und Löschregeln für jede Datei vollständig auf interne Policy-Vorgaben und Regulierungsbedürfnisse abstimmen, wodurch die Verwaltung und Kontrolle erheblich vereinfacht wird. Ältere oder nicht mehr benötigte Dateien werden so beispielsweise automatisiert an einem bestimmten Speicherort abgelegt. Auch die endgültige Löschung bestimmter Dateien lässt sich über eine sogenannte „File Retention“ Policy automatisch steuern. Das ist beispielsweise bei der Verwaltung von Dateien wichtig, die personenbezogene Daten enthalten und im Rahmen der DSGVO-Vorgaben nur eine bestimmte Zeit im Unternehmen gespeichert werden dürfen. Damit hilft ownCloud bei der Einhaltung der Datenschutzregeln und bietet einen wertvollen Schutz vor empfindlichen Strafen aufgrund von DSGVO-Verstößen.
Umfassende Archiv-Funktionen für Benutzer
Einmal archivierte Dateien lassen sich mit dem File Lifecycle Management entweder vom Nutzer oder von einer privilegierten Gruppe von Nutzern wiederherstellen. Dadurch wird eine unbeabsichtigte Löschung von Dateien durch einzelne User verhindert. Andere User können nachvollziehen, wann eine Datei bearbeitet oder verschoben wurde.
Nutzer können den für eine Datei eingestellten Lebenszyklus einsehen und so erkennen, wann die Datei für die Archivierung vorgesehen ist. Zudem kann das Archiv durchsucht und Informationen zu archivierten Dateien wie deren bisheriger Speicherort können abgerufen werden. Alle Lifecycle-Ereignisse einer Datei werden transparent angezeigt und können auf Wunsch auch per Mail an den Nutzer gesandt werden. Als Grundlage für die Archivfunktion wird das Upload Datum jeder Datei gespeichert.
File Retention
Besonders hilfreich ist, gerade in Zeiten der DSGVO, die Funktion „File Retention“, die durch das Zusammenspiel der “Workflow App” und der “File Lifecycle Management App” bereitgestellt wird. Administratoren können damit ihre ownCloud „sauber halten“, da Dateien
damit nach einem individuell einstellbaren Zeitraum automatisch gelöscht werden. Diese Funktion lässt sich auf einzelne Dateien, aber auch auf ganze Dateigruppen anwenden, die bestimmte Merkmale aufweisen. Ein konkretes Beispiel hierfür wären Dateien, die personenbezogene Daten enthalten und daher zwingend nach einem bestimmten Zeitraum gelöscht werden müssen. Wie wertvoll ein solches Tool sein kann, zeigen die aktuellen Abmahnfälle, in denen Unternehmen für Verletzungen der DSGVO hohe Bußgelder entrichten müssen. Aktuellestes Beispiel ist etwa der Immobilienkonzern Deutsche Wohnen, der eine zweistellige Millionenstrafe zahlen muss, weil seine Archive überhaupt keine Möglichkeit vorsahen, Dateien von Mietern endgültig zu löschen, wenn sie nicht mehr benötigt werden. Unternehmen können solchen Risiken mit einer automatisierten Löschung effektiv vorbeugen.
Umfassende Richtlinienkonfiguration für Administratoren
Administratoren können im File Lifecycle Management umfassende Einstellungen zu den Richtlinien vornehmen, die für die Archivierung und Löschung von Daten gelten. So kann festgelegt werden, welche Daten zu welchem Zeitpunkt archiviert werden sollen. Ebenso lässt sich die Zeitspanne konfigurieren, nach der archivierte Dateien automatisch gelöscht werden sollen. Administratoren stehen zur Durchsetzung von Richtlinien zwei Möglichkeiten zur Verfügung: Harte Richtlinien erlauben Benutzern keinerlei Eingriff in den voreingestellten Lebenszyklus von Daten. Kommen hingegen sogenannte weiche Richtlinien zum Einsatz, können Nutzer beispielsweise archivierte Daten selbstständig wiederherstellen.
Weitere Funktionen
Zusätzlich erweitern Funktionen wie das Upload Time Tracking und das Erfassen von Audit Events das Handlungsspektrum für Administratoren. Mit dem Upload Time Tracking können Administratoren zu jeder Datei den genauen Zeitpunkt festhalten, zu dem diese Datei zum ersten Mal auf dem ownCloud-Server angelegt wurde. Außerdem zeichnet das File Lifecycle Management Audit-Events während der Archivierung, der Wiederherstellung oder der Löschung von Daten auf. Mit der neuen “File Lifecycle Management App” im Zusammenspiel mit der “Workflow App” bietet ownCloud eine umfassende Lösung zur Verwaltung und Kontrolle des kompletten Lebenszyklus von Dateien.
