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Unternehmensübergreifende Zusammenarbeit sicher gestalten

Der Austausch von Dateien spielt bei der unternehmensübergreifenden Zusammenarbeit eine zentrale Rolle. Mit dem richtigen Betriebsmodell und den richtigen Funktionen lässt sich das Teilen von sensiblen Dateien umfassend absichern.

By Ingo Schildt

Ingo Schildt, Director Channel Distribution at ownCloud

Der Steuerberater, der Zulieferer oder die Einkaufsabteilung eines Konzerns: Immer mehr Unternehmen vernetzen sich digital mit ihren Dienstleistern, Partnern und Kunden, um eine effiziente unternehmensübergreifende Zusammenarbeit zu realisieren. Eine besonders wichtige Rolle spielen dabei Lösungen zur Speicherung und zum Austausch von Dateien. Hierbei kommen häufig die Public-Cloud-Dienste der großen US-amerikanischen Hyperscaler zum Einsatz. Sie sind aber nicht für sicherheits- und datenschutzrelevante Dateien geeignet.

Als Ergänzung zu diesen Diensten bieten sich deshalb Alternativen an, mit denen Unternehmen beim Austausch sensibler Daten Sicherheit und Compliance gewährleisten können. Solche Alternativen finden sich vor allem in der Open-Source-Community. Ein Beispiel dafür ist die Digital-Collaboration-Plattform ownCloud. Sie gewährleistet durch ihr Betriebsmodell und ihre Funktionen sowohl Datenhoheit als auch Datensicherheit. Zudem sorgt sie für Komfort, Effizienz und Produktivität bei der unternehmensübergreifenden Zusammenarbeit.

Volle Kontrolle über sensible Daten

Unternehmen können die Software entweder auf ihren eigenen Servern oder im Rechenzentrum eines IT-Dienstleisters ihrer Wahl betreiben. Dadurch haben sie jederzeit die volle Kontrolle über ihre sensiblen Daten. Eine Reihe an Funktionen helfen, gleichzeitig produktiv und sicher über Unternehmensgrenzen hinweg zusammenzuarbeiten.

So ermöglicht es die Software, über föderierte Server hinweg Dateien und Ordner adressiert freizugeben. Diese Freigaben per Federated Cloud ID können nicht nur an Kontakte erfolgen, die in ihrer Organisation ebenfalls ownCloud einsetzen, sondern an alle mit der Open Cloud Mesh API kompatible Dateiclouds. Solche adressierten Freigaben bewähren sich nicht nur bei der unternehmensübergreifenden Zusammenarbeit, sondern auch bei der Kollaboration zwischen mehreren Niederlassungen einer Organisation, in denen unterschiedlichen Rechtsordnungen gelten.

Für die Zusammenarbeit mit wiederkehrenden Kontakten ohne kompatible Cloud steht eine Gastnutzer-Funktion zur Verfügung. Sie ermöglicht es den Gästen, wie reguläre Nutzer mit dem Desktop-Client oder der mobilen App von ownCloud auf ihre Freigaben zuzugreifen. Für lediglich sporadische Kontakte hält die Lösung die Möglichkeit bereit, so genannte Drop Folder anzulegen. Das sind passwortgeschützte Ordner, in den Personen oder Gruppen außerhalb der Organisation zwar Dateien hochladen, dessen Inhalt sie aber nicht einsehen können. Auch für diese Ordner lassen sich Upload-Regeln definieren und die Uploads werden ebenfalls per File-Firewall und Virenscanner geprüft.

Hochgeschützter Datenraum

Mit dem Feature Secure View bietet die ownCloud zudem einen speziellen, hochgeschützten Datenraum. Besonders schutzbedürftige Dokumente lassen sich zur Ansicht durch ein ausgesuchtes Publikum freigeben und werden dafür mit Wasserzeichen sowie effektiven Nutzungsbeschränkungen versehen. Die Dokumente werden nur als Grafiken im Browser angezeigt und verbleiben jederzeit auf dem Server. Dieser Datenraum gibt Unternehmen ein Höchstmaß an Kontrolle und vereinfacht das Einhalten von Compliance-Richtlinien bei der digitalen Zusammenarbeit an kritischen Daten.

Für alle Freigabe-Funktionalitäten der Software gilt: Durch Ablaufdaten kann verhindert werden, dass Freigaben in Vergessenheit geraten und dadurch Compliance-Debakel verursachen. Das Lifecycle Management der Lösung unterstützt Unternehmen zudem dabei, Daten nur solange vorzuhalten, wie sie benötigt werden. Ein Activity Stream, der sämtliche Datei- und Ordneraktionen auflistet, und ein Auditing-Feature, das alle User- und Admin-Aktionen aufzeichnet, geben Organisationen einen umfassenden Überblick über die Interaktionen mit ihren Dokumenten. Zudem haben sie die Möglichkeit, Dokumente anhand von Policies automatisiert zu klassifizieren und entsprechende Freigabeeinstellungen zuzuweisen.

Durch dieses Betriebsmodell und diese Funktionen erhalten Organisationen eine umfassend sichere Lösung für die digitale Kollaboration – sei es intern oder extern mit anderen Unternehmen. Das macht sie zu einer sinnvollen Ergänzung der günstigen Public-Cloud-Dienste, die für die Zusammenarbeit an sensiblen Dateien und geistigem Eigentum nicht in Frage kommen.

Ingo Schildt

April 12, 2021

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