So werden Filesharing-Projekte zum Erfolg

Veröffentlicht von ownCloud GmbH – 9. März 2020

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Fünf entscheidende Erfolgsfaktoren für einen effizienten und sicheren Dateiaustausch in Unternehmen.

Zentrale Filesharing-Lösungen versprechen Unternehmen einen schnellen, einfachen und geräteunabhängigen Dateiaustausch. Die Mitarbeiter können stationär und mobil unkompliziert auf alle erforderlichen Dateien zugreifen, sie synchronisieren und teilen.

Filesharing ist aber nicht gleich Filesharing. Um dabei Effizienz, Sicherheit und die Einhaltung rechtlicher Vorgaben zu gewährleisten, müssen Unternehmen einige zentrale Aspekte beachten.

1. Unternehmenskritische Dateien nicht in öffentliche Clouds verlagern.
In vielen Unternehmen kommen für das Filesharing US-amerikanische Public-Cloud-Lösungen wie Dropbox, Box, Google Drive oder Amazon Drive zum Einsatz. Dadurch geben sie die Souveränität über ihre Daten aus der Hand. Sie haben keine Kontrolle über den Speicherort und müssen Einbußen bei Sicherheit und Datenschutz hinnehmen. Da US-amerikanische Anbieter dem Cloud Act unterliegen, ist mit ihnen keine DSGVO-konforme Datenhaltung möglich. Deshalb sollten Unternehmen eine Lösung aufsetzen, bei der die Dateien auf ihren eigenen Servern oder in selbst gewählten Rechenzentren verbleiben können.

2. Dateien auch während der Übertragung verschlüsseln.
Um Dateien umfassend zu schützen, ist außerdem eine durchgängige Ende-zu-Ende-Verschlüsselung obligatorisch, die den gesamten Transportweg abdeckt. Entschlüsseln lassen dürfen sich Dateien ausschließlich auf den Endgeräten der Sender und Empfänger. Auf diese Weise sind sie selbst dann geschützt, wenn es einem unbefugten Dritten gelingen sollte, in einen Server einzudringen. Auch so genannte „Man in the Middle“-Attacken, bei denen Angreifer versuchen, Daten während ihrer Übertragung auszuspionieren, werden dadurch wirkungslos.

„Gehen Unternehmen das Thema Filesharing richtig an, können sie damit zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen: die Produktivität und die Sicherheit im Unternehmen gleichermaßen erhöhen“, sagt Tobias Gerlinger, CEO bei ownCloud in Nürnberg. „Sie schaffen einen modernen Weg, unstrukturierte Unternehmensdaten kontrollierbar, zentral und flexibel zu verwalten und sie dabei umfassend zu schützen.“

3. Sensible Dateien durch Klassifizierung schützen.
Zum Schutz besonders sensibler Dokumente sollte die Filesharing-Lösung zudem die Möglichkeit bieten, spezifische Regeln für bestimmte Dateien oder Ordner festzulegen – beispielsweise welche Nutzergruppen darauf zugreifen dürfen, wie lange sie abrufbar sein sollen oder ab wann eine Datei gelöscht werden sollte. Dadurch lassen sich nicht nur Betriebsgeheimnisse schützen; auch personenbezogene Daten, die der DSGVO unterliegen, können auf diese Weise von den übrigen Daten getrennt und gesondert behandelt werden.

4. Mit Dateiversionierung und Aktivitätenansicht für Transparenz sorgen.
Sind mehrere Mitarbeiter an einem Projekt beteiligt, müssen sie jederzeit über den aktuellen Stand informiert sein und sämtliche Änderungen nachvollziehen können. Deshalb sollte die Lösung ein System zur Kontrolle und Versionierung der Dateien bieten, das Back-ups der Dateien erstellt, deren Historie anzeigt und gewährleistet, dass die Mitarbeiter immer auf die aktuellste Version zugreifen. Zudem sollten sie mit speziellen Editoren eine Datei gleichzeitig bearbeiten und dabei alle Änderungen in Echtzeit mitverfolgen können.

5. Die Lösung durch die Geschäftsführung promoten.
Verfügt ein Unternehmen über eine geeignete Lösung, macht sie das noch nicht zum Selbstläufer. Es besteht nach wie vor das Risiko, dass Mitarbeiter eine Schatten-IT betreiben und auf eigene Faust unsichere Filesharing-Dienste verwenden; oder beim Dateiaustausch mit ebenso unsicheren E-Mails und USB-Sticks hantieren. Deshalb sollte die Lösung von der Chefetage getrieben und von dort im gesamten Unternehmen verankert werden. Die Führungskräfte sollten mit gutem Beispiel voran gehen und die Lösung selbst mit voller Überzeugung nutzen.

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