Success Story – SIEGENIA GRUPPE

ownCloud ermöglicht sicheren Austausch von Unternehmensdaten.

Um interne Daten unter Einhaltung der Datenschutzrichtlinien bundesweit bereitzustellen, richtete sich die SIEGENIA GRUPPE im Jahr 2012 ihren eigenen Cloud-Service im Rechenzentrum am Hauptstandort Wilnsdorf in Deutschland ein.

2012 stand die SIEGENIA GRUPPE vor der Herausforderung, mobilen Vertriebsmitarbeitern vermehrt Zugriff von außen auf das Firmennetz einzuräumen. Darüber hinaus war man auf der Suche nach einer komfortableren Lösung, um Dateien mit externen Partnern, wie z. Bsp. Agenturen und Dienstleistern, auszutauschen.

Auch die Anforderungen an die zu übertragenden Daten stiegen: Neben Textdateien und Statistiken wurden zunehmend Bilder, Filme, Präsentationen und Ähnliches nachgefragt, um beispielsweise auf Messen und Tagungen das richtige Material zur Hand zu haben. Eine passende Lösung zur sicheren Bereitstellung der Daten war nötig.

David gegen Goliath

Die IT-Abteilung entschied sich schnell gegen gängige Cloud-Lösungen, die eine anspruchsvolle Infrastruktur benötigen oder Daten auf Servern im Ausland ablegen. ownCloud’s Open-Source-Lösung gefiel den langjährigen Linux-Experten sofort. Die ersten Tests mit der kostenlosen ownCloud Server Community Edition fanden 2012 mit 15 Anwendern statt. Die Ergebnisse waren vielversprechend, sodass die SIEGENIA GRUPPE sich nach einem Jahr für die ownCloud Enterprise Edition entschied und die Software komplett ins Unternehmensnetzwerk integrierte.

Einrichtung der Cloud

Die Cloud läuft auf einem Linux-Server vor Ort und ist an das vorhandene Verzeichnis der Mitarbeiter (Active Directory) über SAMBA, den Linux-eigenen File-Server-Dienst für Windows, angebunden. So sehen die Nutzer ihr eigenes Verzeichnis und Verzeichnisse anderer Bereiche entsprechend Ihrer Zugriffsberechtigungen. Da sich die Cloud nahtlos in das Unternehmensnetz einfügt, erfolgte die Einweisung der User mit wenig oder teilweise keinem Schulungsaufwand. Für Außendienstmitarbeiter beispielsweise wurde ownCloud im Rahmen der CRM-Einweisung vorgestellt.

Vertriebsmitarbeiter, die sich auf Messen oder bei Kunden befinden, und externe Dienstleister haben nun einen sicheren, kontrollierten Zugriff auf Daten im Firmennetz – und das von jedem beliebigen, internetfähigen Endgerät. Möglich ist dies durch WebDAV, einen Standard zum Bereitstellen von Dateien über das Internet, auf dem ownCloud aufbaut und den fast alle Betriebssysteme unterstützen. Eine Verschlüsselung ist dabei ohne Änderungen in der Firewall möglich, da WebDAV standardmäßig die ohnehin offenen HTTP/S-Ports 80 und 443 benutzt.

Fachberatung war nicht notwendig, weil das System einfach
einzurichten und zu administrieren ist. Für die wenigen Fragen, die
es gibt, kann man sich beraten lassen, aber ein einigermaßen fitter
Linux- Administrator kann vieles locker selbst erledigen. ownCloud überzeugt neben einem guten Preis-Leistungsverhältnis durch wenig Adminitrationsaufwand und dadurch geringe Betriebskosten” Christian Bremm, verantwortlicher IT-Administrator

Ergebnis

Seit Anfang 2015 greifen 300 Nutzer auf den „eigenen“ Cloud-Speicher zu. Als File-Server für die Cloud dient dasselbe System wie 2012, das mit 16 GB RAM und vier CPUs auch nach dem letzten Upgrade weiterhin gute Dienste leistet. Christian Bremm, verantwortlicher IT-Administrator für ownCloud, zeigt sich betont zufrieden.

 

Vorteile

ownCloud liefert eine schlanke, sichere Lösung mit lokaler Datenspeicherung:

  • Die Daten liegen auf Servern im Rechenzentrum vor Ort und nicht im Ausland, wo die Datenschutzrichtlinien nicht dem deutschen Standard entsprechen.
  • Die Ansprüche an die Infrastruktur und Hardware sind gering, die Implementierung ist einfach und die Einbindung weiterer Daten, Anwendungen, Nutzer, Storage-Systeme etc. problemlos.
  • Verwaltungskosten und -aufwand sind gering.
  • Die Lösung kann mit allen gängigen Betriebssystemen und Endgeräten genutzt werden. • Das System gestaltet sich einfach und unkompliziert für Administrator und Nutzer zugleich.

Durch die ownCloud-Lösung können Außendienstmitarbeiter auf Reisen jederzeit und schnell jede Art von Daten, wie Dokumente, Marktzahlen, Kalendereinträge etc., in ihrer aktuellsten Version einsehen, bearbeiten, synchronisieren oder teilen.Das Heraussuchen von Informationen aus dem Active Directory oder das umständliche Versenden von Sitzungsunterlagen oder Ähnlichem kann durch die Bereitstellung in der Cloud nun deutlich kosten- und zeitsparender erledigt werden.

Ausblick

Die SIEGENIA GRUPPE hat noch weitere Pläne mit ihrer Cloud. „Wir wollen unsere Mitarbeiter datentechnisch und aus Sicherheitsgründen noch enger an die IT binden“, erklärt Christian Bremm. „Statt auf USB-Sticks oder Festplatten ihre Daten bei sich zu tragen, sollen unsere mobilen Mitarbeiter mittelfristig alle Änderungen und Sicherungen bei uns im Rechenzentrum vornehmen. Langfristig führt nach unserer Überzeugung der Weg vom klassischen Desktop oder Laptop hin zu Tablets oder Netbooks ohne lokalen Speicher. Alle Anwendungen und Daten sollen dann von unserem eigenen Rechenzentrum aus überall bereitgestellt werden – und zwar einzig und allein durch unsere eigene Cloud. Die Möglichkeit, ownCloud auch mit Produkten wie Office 365 zu nutzen, spielt ebenfalls eine Rolle bei den Überlegungen zu unserer zukünftigen Mobile-Strategie. ownCloud ist ein festes Standbein unserer Datenstrategie.“

Bei all der Zufriedenheit fragt man sich, ob noch Wünsche offenbleiben. Christian Bremm dazu: „Wir freuen uns, dass ownCloud vermehrt an der Verbesserung und Weiterentwicklung der für Unternehmen wichtigen technischen Aspekte arbeitet, etwa die Verbindungsqualität bei schmalen Bandbreiten oder die Suchfunktionen im Active Directory. Das bestätigt uns, dass wir die richtige Wahl getroffen haben und bei ownCloud gut aufgehoben sind. Aktuell (2016) evaluieren wir die jüngst veröffentlichte Version 9 von ownCloud, die einige interessante Neuerungen mitbringt.

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