Success Story – SURF

Wie ownCloud und Collabora mehr Produktivität in die niederländische Universitätslandschaft bringen.

Hintergrund

Als zentrale ICT-Organisation für das niederländische Forschungs- und Bildungswesen verbindet SURF alle 14 niederländischen Universitäten, 36 Fachhochschulen und 70 weitere Forschungseinrichtungen, um sie bei der Entwicklung, Implementierung und Wartung ihrer IT-Infrastruktur zu unterstützen. Durch die Sicherstellung einer optimalen Konnektivität schafft SURF die Voraussetzungen für die digitale Zusammenarbeit von Studierenden, Lehrenden und der universitären Forschung.

Dabei ist ein sicherer Datenaustausch von entscheidender Bedeutung: Aus diesem Grund führte SURF im Jahr 2014 mit der SURFdrive eine zentrale File-Sharing-Plattform ein, die auf ownCloud basiert. Damit reagierte die Organisation auf den wachsenden Bedarf der Mitarbeiter, eine einheitliche und produktive Lösung für den Datenaustausch innerhalb des kompletten institutionellen Ökosystems zu schaffen. Es galt, die Funktionen einer Dropbox mit dem hohen Sicherheitsniveau zu kombinieren, das für Forschungs- und Bildungszwecke erforderlich ist.

Als kollaboratives Netzwerk für Forschung und Lehre unterliegt SURF im Vergleich zum Privatsektor natürlich hohen Anforderungen an die Datensicherheit. Die Regelungen basieren auf der international anerkannten Norm ISO 27001 und sind im Rahmen der SURF Legal Standards for (Cloud) Services formuliert.

Um diese Herausforderung zu lösen, hat SURF einen umfangreichen Test- und Vergleichsprozess durchgeführt, um die Eignung gegenüber anderen Lösungen zu ermitteln. ownCloud erwies sich als die bevorzugte Lösung, da sie maximale Freiheit bei der Gestaltung der eigenen IT-Infrastruktur von SURF bot, indem sie es ermöglichte, Daten auf ihren jeweiligen Servern zu hosten.

Problem

Eine selbst gehostete File-Sharing-Plattform bietet die Möglichkeit, Daten effizient und sicher auszutauschen. Im Umgang mit Dokumenten, Tabellen und Präsentationen, die gemeinsam bearbeitet werden müssen, ist es jedoch unerlässlich, dass das Team die Änderungen in Echtzeit sehen kann. Vor allem, wenn mehrere Personen gleichzeitig an der Bearbeitung desselben Dokuments arbeiten.

Die Mitarbeiter aller an SURF angeschlossenen Institutionen wünschten sich eine File-Sharing-Plattform, mit der sie ihre täglichen Koordinationsaufgaben bequem gemeinsam erledigen können.

Den Administratoren war bewusst, dass eine selbst gehostete Infrastruktur ähnlich reibungslos funktionieren müsse, wie die vergleichbaren Lösungen der großen Anbieter (Google Docs, Office 365). Andernfalls würde die bereitgestellte Technologie nur zögerlich oder nicht von allen Mitarbeitern akzeptiert und sie könnten aus Produktivitätsgründen auf „bequemere” Lösungen ausweichen. Häufig wird dieser Umstand als Hauptgrund für das Entstehen so genannter „Schatten-IT‘s“ angesehen, d.h. die Situation, in der Mitarbeiter ihre eigenen Lösungen parallel zur offiziellen Infrastruktur ihres Unternehmens nutzen. Dies kann nicht nur ein Produktivitätsrisiko bedeuten, sondern auch ein Sicherheitsrisiko für das gesamte Unternehmen darstellen. SURF wollte dieses Szenario auf jeden Fall vermeiden.

Die hohe Akzeptanz unserer eigenen Sync-and-Share-­Lösung in Zeiten von Office 365 und vielen anderen kommerziellen Alternativen macht uns bei SURF stolz: Es zeigt, dass wir gemeinsam mit ownCloud und Collabora eine IT-Infrastruktur geschaffen haben, die nicht nur den hohen Sicherheits­anforderungen entspricht, sondern auch in Bezug auf Performance und Usability mit den großen Unternehmen mithalten kann William van Santen, Product Manager SURFdrive

Lösung

SURF wünschte sich als langfristige Lösung eine Plattform, die nicht nur das den einfachen Austausch von Dateien ermöglicht, sondern auch zukünftig mit der bestehenden Infrastruktur mitwächst. ownCloud bot bereits in der Anfangsphase der Implementation die Möglichkeit, die Kollaborationsplattform Collabora zu integrieren.

Mit Collabora können Benutzer über die Benutzeroberfläche ihrer ownCloud direkt auf ihre Office-Dokumente zugreifen, neue Inhalte erstellen, diese bearbeiten und mit anderen Benutzern gemeinsam daran arbeiten. Alle autorisierten Benutzer können die Änderungen in Echtzeit verfolgen. Die Benutzer müssen sich keine Gedanken über mögliche Versionskonflikte machen, die sonst bei der gleichzeitigen Verarbeitung von Dateien auftreten könnten.

Mit der aktuellen Version von Collabora Online ist es auch möglich, Dateien direkt über einen öffentlichen Link zu teilen und zu öffnen. Dies ist eine schnelle und einfache Lösung zur Integration von Benutzern, die noch keinen ownCloud Account besitzen. Ein externer Benutzer muss lediglich auf den öffentlichen Link klicken, und schon kann er sofort an einem Dokument mitarbeiten.

„Wir haben uns bereits in einem sehr frühen Stadium auf Collabora verlassen,“ betont William Van Santen, Product Manager SURFdrive. „Ausschlaggebend für diese Entscheidung war die Tatsache, dass die Lösung von Anfang an von ownCloud unterstützt wurde und dadurch einen weitgehend reibungslosen Betrieb garantierte. Bei der Implementierung der neuen Lösung konnten wir uns außerdem jederzeit direkt an das  gemeinsame Support-Team von ownCloud und
Collabora wenden.“

Ergebnis

SURF gab im Dezember 2018 bekannt, dass es die Grenze von 40.000 Benutzern erreicht hat und jeder dieser Benutzer durchschnittlich 10 GB Daten über ownCloud verwaltet. 1.500 Personen greifen pro Tag außerdem auf Collabora zu. Dies zeigt, dass der Dateiaustausch und die Zusammenarbeit auf Open-Source-Basis in der niederländischen Universitäts- und Forschungslandschaft gut etabliert ist.

“Die hohe Akzeptanz unserer eigenen Sync-and-­Share-­Lösung in Zeiten von Office 365 und vielen anderen kommerziellen Alternativen macht uns bei SURF stolz: Es zeigt, dass wir gemeinsam mit ownCloud und Collabora eine IT-Infrastruktur geschaffen haben, die nicht nur den hohen Sicherheits­anforderungen entspricht, sondern auch in Bezug auf Performance und Usability mit den großen Unternehmen mithalten kann”

Erfahren Sie hier mehr über ownCloud und Collabora.

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