Der einfache Zugriff auf s\u00e4mtliche relevanten Unternehmensdaten \u00fcber eine zentrale Plattform schafft im Unternehmensalltag mehr Produktivit\u00e4t, Flexibilit\u00e4t und vor allem \u2013 Sicherheit. Enterprise Filesharing-L\u00f6sungen kommen daher in immer mehr Unternehmen zum Einsatz. Wer eine EFSS-Software aber wirklich erfolgreich betreiben will, sollte einige wichtige Punkte beachten.<\/p>\n
Der Austausch wichtiger Daten und Dokumente ist in vielen Unternehmen noch immer eine aufwendige und umst\u00e4ndliche Angelegenheit. Der Zugang auf das interne Netzlaufwerk funktioniert von au\u00dfen nur \u00fcber VPN-Verbindungen mit niedriger \u00dcbertragungsgeschwindigkeit, der Zugriff \u00fcber Smartphones oder Tablets ist h\u00e4ufig nicht m\u00f6glich und der klassische Dateiaustausch \u00fcber E-Mail ist aufgrund von Versionskonflikten, limitierten Dateigr\u00f6\u00dfen und mangelnder Sicherheit keine zeitgem\u00e4\u00dfe L\u00f6sung und geht mit einem erh\u00f6hten Risiko einher.<\/p>\n
Ein zentrales Konzept zur Datenhaltung und -teilung in Form einer Enterprise-Filesharing-L\u00f6sung setzt sich daher nicht nur aus Sicherheitsgr\u00fcnden in immer mehr Unternehmen durch. Die moderne Arbeitswelt mit ihrem Anspruch an mehr Digitalisierung und Mobilit\u00e4t zwingen Unternehmen dazu, diesen Wandel aktiv mitzugestalten. Um im Umgang mit immer mehr Daten produktiv arbeiten zu k\u00f6nnen, muss der Datenaustausch schnell, einfach, ger\u00e4teunabh\u00e4ngig und kontrollierbar sein.<\/p>\n
EFSS<\/a>-L\u00f6sungen erm\u00f6glichen genau das: Universellen Zugriff auf alle Dateien \u00fcber einen zentralen File Access Layer, egal ob sie On Premises, in der Cloud oder verteilt innerhalb der bestehenden Architektur liegen. Die Dateien k\u00f6nnen an ihrem urspr\u00fcnglichen Speicherort bleiben w\u00e4hrend die IT-Abteilung die Hoheit \u00fcber s\u00e4mtliche Daten gewinnt und den kompletten Lebenszyklus einer Datei kontrollieren kann. Insbesondere ist jederzeit bekannt, wo eine Datei liegt, wer darauf Zugriff hat, wer darauf zugegriffen hat und wer sie mit wem, wann geteilt hat. Benutzer k\u00f6nnen \u00fcber ein zentrales Interface vom Arbeitsplatz oder mobil auf alle Dateien zugreifen, sie synchronisieren und teilen \u2013 egal ob sie in SharePoint, auf einem Windows Network Drive<\/a> oder in einem Cloud-Speicher liegen.<\/p>\n Die Vorteile einer zentralisierten Filesharing-L\u00f6sung kommen dann richtig zum Tragen, wenn die Software nach der Implementierung Eingang in interne Prozesse im gesamten Unternehmen findet und dem Bed\u00fcrfnis nach Sicherheit und Compliance vollst\u00e4ndig entsprochen wird. Damit dies gelingt, sollten einige wichtige Punkte beachtet werden, die wir in der folgenden Checkliste f\u00fcr Sie zusammengefasst haben.<\/p>\n Entscheider innerhalb einer Organisation betrachten das Enterprise Filesharing gerne als rein technisches Thema und geben infolgedessen die Verantwortung an ihre IT-Abteilung ab. Dieses Vorgehen wird zwar allen technischen Aspekten des EFSS gerecht, f\u00fchrt aber dazu, dass die Hoheit \u00fcber den Dateiaustausch auch h\u00e4ufig in der IT-Abteilung verbleibt. Das f\u00fchrt dazu, dass ein Unternehmen theoretisch \u00fcber eine zukunftsf\u00e4hige L\u00f6sung verf\u00fcgt, Mitarbeiter in der Praxis aber nach wie vor mit E-Mails, USB-Sticks oder gar gedrucktem Papier hantieren. Damit sich die Art und Weise interner Kollaboration nachhaltig verbessert, muss das Thema Datenaustausch ein Thema f\u00fcr die Chefetage sein und von dort getrieben im gesamten Unternehmen verankert werden.<\/p>\n F\u00fcr die Gesch\u00e4ftsf\u00fchrung, den Vorstand oder auch den Aufsichtsrat bietet es sich h\u00e4ufig an, eigene Sicherheitskriterien zu definieren, um organisatorisch den Zugriff auch durch Mitarbeiter in der IT Abteilung zu verhindern.<\/p>\n Die Speicherung von Daten auf \u00f6ffentlichen Servern gilt als flexible und skalierbare L\u00f6sung vor allem beim Umgang mit besonders gro\u00dfen Datenmengen. Die Nutzung einer Public Cloud bedeutet allerdings in vielen F\u00e4llen: weniger Kontrolle \u00fcber den Speicherort und dadurch Einbu\u00dfen bei Sicherheit und Datenschutz. Besonders unternehmenskritische und dadurch sch\u00fctzenswerte Daten sollten daher ausschlie\u00dflich auf eigenen Servern, entweder On Premises oder in privaten Rechenzentren verbleiben.<\/p>\n Die ideale L\u00f6sung ist daher die Einrichtung einer hybriden Cloud-Infrastruktur. Durch die Verbindung \u00f6ffentlicher Server mit privaten Elementen sind sowohl Flexibilit\u00e4t, Skalierbarkeit und Elastizit\u00e4t gegeben, w\u00e4hrend kritische Applikationen und Daten trotzdem jederzeit unter der eigenen Kontrolle verbleiben.<\/p>\n Wenn mehrere Mitarbeiter an einem Projekt beteiligt sind, ist es wichtig, dass alle jederzeit \u00fcber den aktuellen Stand informiert sind und s\u00e4mtliche \u00c4nderungen nachvollziehen k\u00f6nnen. Die gemeinsame Bearbeitung einer Datei findet in vielen Unternehmen noch sehr oft per E-Mail statt. Dies f\u00fchrt meist dazu, dass zig Versionen und Kopien derselben Datei erstellt werden \u2013 und Mitarbeiter nur schwer den \u00dcberblick behalten.<\/p>\n EFSS-Systeme arbeiten grundlegend anders. Jeder Mitarbeiter, der die Zugriffsrechte hat, wird immer auf die aktuellste Version zugreifen, neue Inhalte hinzuf\u00fcgen und seine Arbeit mit den anderen teilen. \u00dcber spezielle Editoren k\u00f6nnen die Nutzer eine Datei gleichzeitig bearbeiten und dabei in Echtzeit die \u00c4nderungen nachverfolgen.<\/p>\n ownCloud enth\u00e4lt zum Beispiel ein einfaches System zur Kontrolle der Versionierung von Dateien. Dieses erstellt Backups von Dateien und zeigt deren Historie an. Jede Datei kann sofort auf eine fr\u00fchere Version zur\u00fcckgesetzt werden. \u00c4nderungen, die in Abst\u00e4nden von mehr als zwei Minuten vorgenommen werden, werden in Daten\/[Benutzer]\/Versionen gespeichert.<\/p>\n Bei der Sicherheit ihrer Daten sollten Unternehmen keine Kompromisse eingehen. Die Ende-zu-Ende-Verschl\u00fcsselung von Dateien ist daher obligatorisch. Diese ist aber nur dann wirklich effektiv, wenn der Verschl\u00fcsselungsvorgang am richtigen Ort stattfindet, also direkt beim Sender und beim Empf\u00e4nger einer Datei. Auf diese Weise sind die Daten selbst bei einem unbefugten Eindringen Dritter auf den Server weiterhin gesch\u00fctzt. Der Zugriff kann au\u00dferdem zentral und transparent gesteuert werden. Auf diese Weise haben nur jene Mitarbeiter eine Zugriffsberechtigung, die die entsprechenden \u201eSchl\u00fcssel\u201d daf\u00fcr besitzen. Bei Anbietern wie ownCloud k\u00f6nnen solche \u201eSchl\u00fcsselpaare\u201d sogar auf eine vorab definierte Anzahl an Mitarbeitern festgelegt werden. Dadurch wei\u00df der Administrator, wie viele Mitarbeiter Zugriff haben.<\/p>\n Die Klassifizierung von Unternehmensdaten erm\u00f6glicht automatisierten Datenschutz. Enterprise-Filesharing-Systeme wie ownCloud sehen die M\u00f6glichkeit vor, spezifische Regeln f\u00fcr bestimmte Dateien oder Ordner zu erstellen. Administratoren und Benutzer \u00a0k\u00f6nnen auf diese Weise selbst entscheiden, welche Datei wie lange aufrufbar ist, welche Nutzergruppen Zugriff haben, oder ab wann ein File gel\u00f6scht werden sollte.<\/p>\n Enterprise Filesharing ist ein moderner Weg, die unstrukturierten Unternehmensdaten kontrollierbar, zentral und flexibel zu verwalten und damit dem wachsenden Bed\u00fcrfnis nach der Nutzbarmachung s\u00e4mtlicher verf\u00fcgbarer Daten Rechnung zu tragen. Dabei sollte aber der Faktor Sicherheit immer an erster Stelle stehen. Wer gro\u00dfe Datenmengen wirkungsvoll sch\u00fctzen will, muss erstens den \u00dcberblick und zweitens die Kontrolle dar\u00fcber haben. Das ist nur mit dem Einsatz einer On-Premises-EFSS-L\u00f6sung wie ownCloud<\/a> m\u00f6glich, die den einfachen, zentralen Zugriff auf alle g\u00e4ngigen Datenspeicherorte erm\u00f6glicht, und zweitens die Definition des Sicherheitsniveaus auf Dateiebene gew\u00e4hrleistet. Auf diese Weise geht erh\u00f6hte Datensicherheit einher mit einer erheblichen Produktivit\u00e4tssteigerung.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Wer eine EFSS-Software wirklich erfolgreich betreiben will, sollte einige wichtige Punkte beachten. 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Die Gesch\u00e4ftsf\u00fchrung muss beteiligt werden<\/b><\/h2>\n
2. Jede Cloud braucht Privatsph\u00e4re<\/b><\/h2>\n
3. Versionierung schafft \u00dcberblick<\/b><\/h2>\n
4. Echte Ende-zu-Ende-Verschl\u00fcsselung<\/b><\/h2>\n
5. Automatisierung durch Klassifizierung<\/b><\/h2>\n
Fazit: zwei Fliegen mit einer Klappe; Datensicherheit und Produktivit\u00e4t gleichzeitig erh\u00f6hen<\/b><\/h2>\n