{"id":40782,"date":"2019-12-19T16:49:18","date_gmt":"2019-12-19T15:49:18","guid":{"rendered":"https:\/\/owncloud.com\/?p=40782"},"modified":"2023-01-16T15:15:08","modified_gmt":"2023-01-16T15:15:08","slug":"file-lifecycle-management-owncloud-entwickelt-funktion-zur-verwaltung-des-gesamten-lebenszyklus-von-dateien","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/owncloud.com\/de\/blogs\/file-lifecycle-management-owncloud-entwickelt-funktion-zur-verwaltung-des-gesamten-lebenszyklus-von-dateien\/","title":{"rendered":"File Lifecycle Management"},"content":{"rendered":"<p>Mit der neuen \u201eFile Lifecycle Management App\u201c bietet ownCloud Nutzern der Enterprise-Version eine umfassende M\u00f6glichkeit, den gesamten Lebenszyklus von Dateien zu verwalten und zu kontrollieren. Mit der Funktion lassen sich Archivierungs- und L\u00f6schregeln f\u00fcr jede Datei vollst\u00e4ndig auf interne Policy-Vorgaben und Regulierungsbed\u00fcrfnisse abstimmen, wodurch die Verwaltung und Kontrolle erheblich vereinfacht wird. \u00c4ltere oder nicht mehr ben\u00f6tigte Dateien werden so beispielsweise automatisiert an einem bestimmten Speicherort abgelegt. Auch die endg\u00fcltige L\u00f6schung bestimmter Dateien l\u00e4sst sich \u00fcber eine sogenannte \u201eFile Retention\u201c Policy automatisch steuern. Das ist beispielsweise bei der Verwaltung von Dateien wichtig, die personenbezogene Daten enthalten und im Rahmen der DSGVO-Vorgaben nur eine bestimmte Zeit im Unternehmen gespeichert werden d\u00fcrfen. Damit hilft ownCloud bei der Einhaltung der Datenschutzregeln und bietet einen wertvollen Schutz vor empfindlichen Strafen aufgrund von DSGVO-Verst\u00f6\u00dfen.<\/p>\n<p><strong>Umfassende Archiv-Funktionen f\u00fcr Benutzer<\/strong><\/p>\n<p>Einmal archivierte Dateien lassen sich mit dem <a class=\"wpil_keyword_link \" href=\"https:\/\/owncloud.com\/features\/file-lifecycle\/\"  title=\"File Lifecycle\" data-wpil-keyword-link=\"linked\">File Lifecycle<\/a> Management entweder vom Nutzer oder von einer privilegierten Gruppe von Nutzern wiederherstellen. Dadurch wird eine unbeabsichtigte L\u00f6schung von Dateien durch einzelne User verhindert. Andere User k\u00f6nnen\u00a0 nachvollziehen, wann eine Datei bearbeitet oder verschoben wurde.<\/p>\n<p>Nutzer k\u00f6nnen den f\u00fcr eine Datei eingestellten Lebenszyklus einsehen und so erkennen, wann die Datei f\u00fcr die Archivierung vorgesehen ist. Zudem kann das Archiv durchsucht\u00a0 und Informationen zu archivierten Dateien wie deren bisheriger Speicherort k\u00f6nnen abgerufen werden. Alle Lifecycle-Ereignisse einer Datei werden transparent angezeigt und k\u00f6nnen auf Wunsch auch per Mail an den Nutzer gesandt werden. Als Grundlage f\u00fcr die Archivfunktion wird das Upload Datum jeder Datei gespeichert.<\/p>\n<p><strong>File Retention<\/strong><\/p>\n<p>Besonders hilfreich ist, gerade in Zeiten der DSGVO, die Funktion \u201eFile Retention\u201c, die durch das Zusammenspiel der \u201cWorkflow App\u201d und der \u201cFile Lifecycle Management App\u201d bereitgestellt wird. Administratoren k\u00f6nnen damit ihre ownCloud \u201esauber halten\u201c, da Dateien<\/p>\n<p>damit nach einem individuell einstellbaren Zeitraum automatisch gel\u00f6scht werden. Diese Funktion l\u00e4sst sich auf einzelne Dateien, aber auch auf ganze Dateigruppen anwenden, die bestimmte Merkmale aufweisen. Ein konkretes Beispiel hierf\u00fcr w\u00e4ren Dateien, die personenbezogene Daten enthalten und daher zwingend nach einem bestimmten Zeitraum gel\u00f6scht werden m\u00fcssen. Wie wertvoll ein solches Tool sein kann, zeigen die aktuellen Abmahnf\u00e4lle, in denen Unternehmen f\u00fcr Verletzungen der DSGVO hohe Bu\u00dfgelder entrichten m\u00fcssen. Aktuellestes Beispiel ist etwa der Immobilienkonzern Deutsche Wohnen, der eine zweistellige Millionenstrafe zahlen muss, weil seine Archive \u00fcberhaupt keine M\u00f6glichkeit vorsahen, Dateien von Mietern endg\u00fcltig zu l\u00f6schen, wenn sie nicht mehr ben\u00f6tigt werden. Unternehmen k\u00f6nnen solchen Risiken mit einer automatisierten L\u00f6schung effektiv vorbeugen.<\/p>\n<p><strong>\u00a0<\/strong><strong>Umfassende Richtlinienkonfiguration f\u00fcr Administratoren<\/strong><\/p>\n<p>Administratoren k\u00f6nnen im File Lifecycle Management umfassende Einstellungen zu den Richtlinien vornehmen, die f\u00fcr die Archivierung und L\u00f6schung von Daten gelten. So kann festgelegt werden, welche Daten zu welchem Zeitpunkt archiviert werden sollen. Ebenso l\u00e4sst sich die Zeitspanne konfigurieren, nach der archivierte Dateien automatisch gel\u00f6scht werden sollen. Administratoren stehen zur Durchsetzung von Richtlinien zwei M\u00f6glichkeiten zur Verf\u00fcgung: Harte Richtlinien erlauben Benutzern keinerlei Eingriff in den voreingestellten Lebenszyklus von Daten. Kommen hingegen sogenannte weiche Richtlinien zum Einsatz, k\u00f6nnen Nutzer beispielsweise archivierte Daten selbstst\u00e4ndig wiederherstellen.<\/p>\n<p><strong>Weitere Funktionen<\/strong><\/p>\n<p>Zus\u00e4tzlich erweitern Funktionen wie das Upload Time Tracking und das Erfassen von Audit Events das Handlungsspektrum f\u00fcr Administratoren. Mit dem Upload Time Tracking k\u00f6nnen Administratoren zu jeder Datei den genauen Zeitpunkt festhalten, zu dem diese Datei zum ersten Mal auf dem ownCloud-Server angelegt wurde. Au\u00dferdem zeichnet das File Lifecycle Management Audit-Events w\u00e4hrend der Archivierung, der Wiederherstellung oder der L\u00f6schung von Daten auf. Mit der neuen \u201cFile Lifecycle Management App\u201d im Zusammenspiel mit der \u201cWorkflow App\u201d bietet ownCloud eine umfassende L\u00f6sung zur Verwaltung und Kontrolle des kompletten Lebenszyklus von Dateien.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>ownCloud entwickelt Funktion zur Verwaltung des gesamten Lebenszyklus von Dateien.<\/p>\n","protected":false},"author":15,"featured_media":4985,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"_et_pb_use_builder":"","_et_pb_old_content":"","_et_gb_content_width":"","inline_featured_image":false,"footnotes":""},"categories":[48,50,55],"tags":[],"class_list":["post-40782","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-news","category-press-release","category-owncloud-product"],"acf":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/owncloud.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/40782","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/owncloud.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/owncloud.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/owncloud.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/users\/15"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/owncloud.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=40782"}],"version-history":[{"count":1,"href":"https:\/\/owncloud.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/40782\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":61523,"href":"https:\/\/owncloud.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/40782\/revisions\/61523"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/owncloud.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/media\/4985"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/owncloud.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=40782"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/owncloud.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=40782"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/owncloud.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=40782"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}