ownCloud classification de documents
Fonctionnalité

Classification de documents

Protéger automatiquement les fichiers en fonction du contenu et des balises

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Édition Community
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Édition Standard
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Édition Enterprise
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ownCloud.online (SaaS)

La classification des documents et son importance

La fonction de classification de documents chez ownCloud a été conçue pour permettre aux organisations de restreindre l’accès aux fichiers en fonction de leur contenu et/ou de leurs méta-données, afin de sécuriser le processus de partage de fichiers et d’empêcher l’accès non autorisé aux documents et la violation des données qui en découle. La classification des données chez ownCloud fonctionne avec le système de marquage.

Les erreurs humaines, le manque de sensibilisation des utilisateurs à la sécurité des données, la négligence et les tentatives de piratage conduisent souvent à la perte et à l’abus de données, ce qui entraîne des pertes désastreuses pour l’entreprise en termes de finances et de clientèle. La classification de documents permet d’éviter cela en fournissant une couche de sécurité solide pour les données critiques et répond également aux exigences de conformité des données (comme le RGPD).

Cette fonction est particulièrement utile si votre entreprise traite des données précieuses et/ou sensibles, par exemple des données financières, des contrats, des plans, etc.

En résumé, la classification des documents permet aux fournisseurs ownCloud de :

  • Se conformer aux normes de sécurité de l’information telles que ISO 27001/2
  • Traiter les données en conformité avec le RGPD
  • Gérer efficacement les risques et couvrir les éventuelles violations de données
  • Afficher les niveaux de classification des données pour sensibiliser les utilisateurs
  • Prévenir les erreurs humaines lors du traitement d’informations sensibles
  • Satisfaire aux exigences de l’entreprise en matière de protection des données

Classification de documents et gestion de risques

Les données peuvent être exposées à des risques et à la non-conformité provenant de sources variées. La classification des documents est conçue pour permettre aux entreprises de gérer les exigences de protection des données propres à leur type d’industrie et à la structure de leur société, notamment les suivantes :

  • Gestion interne des risques
  • Exigences réglementaires
  • Recommandations spécifiques à l’industrie

Classification et étiquetage des documents

La classification des documents dans ownCloud s’effectue par le biais du système de balisage. Les tags peuvent être de différents types :

  • Le marquage manuel (effectué par les utilisateurs), par exemple, les fichiers invisibles (uniquement par les admins), les fichiers de filtrage, etc.
  • Étiquetage automatisé basé sur les propriétés de l’utilisateur ou du fichier

                     – Utilisateurs

                     – Type de fichier, taille, etc.

  • Étiquetage automatisé basé sur les métadonnées des documents

Application des directives

Grâce à cette fonction, les entreprises sont en mesure de définir des lignes directrices pour le contenu et les niveaux de sécurité :

               – Public / Interne / Confidentiel / Strictement confidentiel

               – Associer aux contenus

  • Classer les documents selon les directives
  • Appliquer des directives en fonction des niveaux de classification

En outre, les entreprises peuvent appliquer différents types de directives : 

  • Les règles d’accès (accessibles avec l’extension File Firewall) : Elle permet aux utilisateurs de combiner des niveaux de classification avec des groupes d’utilisateurs spécifiques. Par exemple, un groupe spécifique d’utilisateurs peut se voir interdire l’accès à des documents étiquetés comme confidentiels, même si les fichiers sont partagés avec eux par accident.
  • Principes de base

                     – Classification

                     – Empêcher le téléchargement

                     – Empêcher le partage de liens (par exemple, restreindre le partage externe pour les fichiers confidentiels)

                     – Les fichiers non protégés expirent après une période déterminée (par exemple, les fichiers publics peuvent être exemptés des règles imposées aux fichiers internes et être disponibles pendant une période plus longue).

Infographie sur la classification des documents

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