Gestion de la conservation du cycle de vie des fichiers ownCloud
Fonctionnalité

Cycle de vie et conservation des fichiers

Archivez puis supprimez automatiquement les fichiers qui ne sont plus nécessaires, afin de garantir la protection des données et le respect de la réglementation.

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Édition Community
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Édition Standard
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Édition Enterprise
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ownCloud.online (SaaS)

ownCloud aide à gérer le cycle de vie des fichiers en permettant aux organisations d’automatiser l’archivage et la suppression des fichiers selon des règles, afin de respecter un certain nombre de politiques et de réglementations différentes.

L’application de gestion du cycle de vie des fichiers a été conçue pour faciliter la gestion du cycle de vie des fichiers en utilisant des politiques pour déterminer les fichiers à archiver et quand, ainsi que le moment où il faut supprimer les fichiers de l’archive. En outre, il est également possible de déterminer si la récupération des fichiers supprimés doit être disponible.

Fonctionnement de l’application de gestion du cycle de vie des fichiers

La gestion des fichiers est efficace et simple grâce à l’application de gestion du cycle de vie des fichiers. Cette application permet d’archiver et de conserver les fichiers en fonction de leur date de téléchargement.

Grâce à cette application, les administrateurs peuvent enregistrer l’heure exacte à laquelle chaque fichier a été créé pour la première fois sur le serveur ownCloud. En outre, l’application enregistre les événements d’audit pendant l’archivage, la récupération ou la suppression des données.

L’extension de gestion du cycle de vie des fichiers permet aux fournisseurs de services de gérer le cycle de vie des fichiers dans ownCloud :

  • Contrôlez l’utilisation du stockage en limitant la durée d’utilisation des fichiers avant qu’ils ne soient nettoyés automatiquement.
  • Se conformer aux réglementations (par exemple, le RGPD ou les politiques de l’entreprise) en imposant des politiques de conservation et de suppression automatisées pour les fichiers contenant des données qui ne peuvent être stockées dans l’entreprise que pendant une certaine période.

Conformité au RGPD et aux autres réglementations

Les politiques de gestion du cycle de vie des fichiers sont personnalisables. Certains fichiers ne peuvent être conservés que tant qu’ils sont utilisés activement, par exemple parce qu’ils contiennent des données personnelles. La suppression automatisée garantit la conformité au RGPD et protège les entreprises des sanctions découlant des violations.

D’autres dossiers doivent être conservés plus longtemps, car les organisations peuvent être légalement tenues de les conserver pendant une certaine durée.

Contrôle total de l’utilisateur et transparence

L’application garantit aux utilisateurs un contrôle total lorsqu’ils l’utilisent pour gérer le cycle de vie des fichiers. À tout moment, les utilisateurs ont accès à une vue d’ensemble transparente de la planification du cycle de vie de n’importe quel fichier et peuvent également la recevoir par courrier électronique si nécessaire. Ils peuvent consulter le cycle de vie défini pour un fichier et voir quand l’archivage du fichier est prévu. En outre, il est possible d’effectuer des recherches dans les archives et de récupérer des informations sur les fichiers archivés (par exemple, l’emplacement de stockage précédent).

L’autorisation de récupérer les fichiers archivés peut être accordée à des utilisateurs spécifiques ou à des groupes d’utilisateurs (par exemple, les administrateurs), afin de fournir un filet de sécurité en cas de suppression accidentelle de fichiers. Toutes les actions relatives à un fichier sont enregistrées et peuvent être auditées en les intégrant à l’application d’audit. Si nécessaire, les fichiers peuvent être partagés en conformité avec le RGPD ou des législations similaires.

Consultez les jours restants d'un fichier avant qu'il ne soit archivé avec la gestion du cycle de vie des fichiers.

Voir le nombre de jours restants avant l’archivage d’un fichier avec la gestion du cycle de vie des fichiers ownCloud

Restaurer les fichiers de l'archive avec la gestion du cycle de vie des fichiers

Restaurer les fichiers de l’archive de gestion du cycle de vie des fichiers 

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