Viele Unternehmen auf allen Kontinenten lernen gerade schmerzhaft: Mitarbeiter*innen aus dem Home Office arbeiten lassen ist schwerer, als sie nur nach Hause zu schicken. Neben Vorbereitung und einer entsprechenden Firmenkultur braucht es auch die passenden Werkzeuge.
Wir bei ownCloud haben uns schon vor Jahren remote-freundlich aufgestellt: Unsere Abläufe sind so gestaltet, dass Mitarbeiter*innen genauso gut vom Küchentisch daheim wie vom Schreibtisch im Büro arbeiten können. Das hat mit unseren Werten zu tun: Schließlich ist unsere Aufgabe, Organisationen mit Open-Source-Software auf ihrem Weg in die Zukunft des Arbeitens zu unterstützen. Aber auch damit, dass wir die jeweils passenden Mitarbeiter*innen für unser Unternehmen gewinnen möchten. Einige könnten nicht für uns arbeiten, wenn sie jeden Tag ins Büro kommen müssten, andere wohnen weit weg, von Niedersachsen bis Nepal. Andere sind zufriedener und produktiver, wenn sie ihren Arbeitsort selbst bestimmen können. Wieder andere kommen gern ins Büro, schätzen aber die Flexibilität, auch mal einen Tag von zu Hause arbeiten zu können.
Wir haben auf Basis unserer Erfahrungen ein paar Tipps zusammengefasst – für all jene, die nun schnell produktive Abläufe im Homeoffice aufsetzen müssen.
Geben Sie sich noch mehr Mühe beim Kommunizieren.
Der Flurfunk hat in Unternehmen eine wichtige Funktion, die wegfällt, wenn man allein zuhause sitzt. Die sozialen Beziehungen zwischen einzelnen Kollegen sorgen im Ergebnis für vertrauensvolle Zusammenarbeit im Unternehmen. Stellen Sie sich darauf ein, mehr und vor allem ausdrücklicher zu kommunizieren als zuvor.
Strukturieren Sie den Arbeitstag.
Planen Sie, was im Laufe des Tages, der Woche, des Monats zu erledigen ist. Für synchrone Kommunikation wie Anrufe und Videokonferenzen sollten Sie Termine ausmachen – wer zu Hause arbeitet, braucht mehr Struktur.
Vermeiden Sie Kollisionen von Berufsleben und Privatleben.
Wer zu Hause arbeitet, bringt Arbeit und Freizeit gefährlich nahe nebeneinander. Definieren Sie Arbeitszeiten und halten Sie sich dran – das heißt auch, nach Feierabend keine Mails mehr an Kollegen zu schicken. Nehmen Sie sich bildschirmfreie Zeit. Fangen Sie nicht direkt nach dem Aufstehen mit der Arbeit an – und arbeiten Sie nicht bis kurz vorm Einschlafen. Nehmen Sie sich Zeit für ein Frühstück und eine Dusche, die Zeit für den Arbeitsweg fällt ja weg. Schalten Sie zum Ende des Arbeitstages die Benachrichtigungen Ihrer Geräte ab.
Legen Sie sich die benötigte Ausrüstung zu – es geht bequem von zu Hause.
Die gute Nachricht: Es gibt für quasi alle Bedürfnisse des modernen Heimarbeiters passende Open-Source-Software, die in Sachen Datensouveränität und Sicherheit keine Kompromisse macht. Emails, Kontaktverwaltung und ein Kalender sind ein guter Anfang.
Wir nutzen dafür Kopano, eine schicke und schnelle selbstgehostete Groupware. Ein Teamchat-Programm ist eine gute Ergänzung, wir nutzen das ebenfalls selbst gehostete Rocket.Chat. Hilfreiche Zusatzfunktion für sicherheitsbewusste Nutzer: Im OTR-Modus werden komplette Gespräche verschlüsselt und nach dem Ende des Gesprächs gelöscht. Für die Kommunikation von Angesicht zu Angesicht regelmäßig sehen, nutzen wir die verschlüsselte Videokonferenz-Software Jitsi. Beim Projektmanagement helfen Kanban-Tafeln – wir nutzen Kanboard, eine aufgeräumte und selbstgehostete Alternative. Und Sie wollen einfach und sicher auf Daten zugreifen und sie austauschen können – dafür nutzen und empfehlen wir ownCloud.
