ownCloud Dokument-Klassifizierung
Feature

Dokumentenklassifizierung

Automatischer Schutz von Dateien anhand von Inhalt und Tags

M
Community Edition
M
Standard Edition
N
Enterprise Edition
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ownCloud.online (SaaS)

Dokumentenklassifizierung und ihre Relevanz

Die ownCloud-Funktion zur Dokumentenklassifizierung wurde entwickelt, um Unternehmen die Möglichkeit zu geben, den Zugriff auf Dateien auf der Grundlage ihres Inhalts und/oder ihrer Metadaten einzuschränken sowie um den Prozess der gemeinsamen Nutzung von Dateien zu sichern und den unbefugten Zugriff auf Dokumente und die daraus resultierende Datenverletzung zu verhindern. Die Datenklassifizierung bei ownCloud arbeitet mit dem System des Tagging.

Menschliche Fehler, mangelndes Bewusstsein der Benutzer für die Datensicherheit, Nachlässigkeit und Hacking-Versuche führen oft zu Datenverlust und Datenmissbrauch, was für das Unternehmen katastrophale Verluste in Bezug auf Finanzen und Firmenwert bedeutet. Die Dokumentenklassifizierung beugt dem vor, indem sie eine starke Sicherheitsebene für kritische Daten bereitstellt und auch die Anforderungen an die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen (wie die DSGVO) erfüllt.

Diese Funktion ist besonders nützlich, wenn Ihr Unternehmen mit wertvollen und/oder sensiblen Daten arbeitet, z. B. mit Finanzdaten, Verträgen, Entwürfen usw.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Dokumentenklassifizierung ownCloud-Betreibern Folgendes ermöglicht:

  • Einhaltung von Informationssicherheitsstandards wie ISO 27001/2
  • Umgang mit Daten in Übereinstimmung mit der DSGVO
  • Effizientes Risikomanagement und Abdeckung potenzieller Datenschutzverletzungen
  • Anzeige der Datenklassifizierungsebenen zur Sensibilisierung der Benutzer
  • Vermeidung menschlicher Fehler beim Umgang mit sensiblen Informationen
  • Erfüllung der Anforderungen des Unternehmens an den Datenschutz

Dokumentenklassifizierung und Risikomanagement

Daten können aus unterschiedlichen Quellen einem Risiko ausgesetzt sein und gegen die Vorschriften verstoßen. Die Dokumentenklassifizierung wurde entwickelt, um Unternehmen in die Lage zu versetzen, die für ihre Branche und Unternehmensstruktur spezifischen Datenschutzanforderungen zu erfüllen, einschließlich der folgenden:

  • Internes Risikomanagement
  • Regulatorische Anforderungen
  • Branchenspezifische Lösungen

Klassifizierung und Kennzeichnung von Dokumenten

Die Klassifizierung von Dokumenten in ownCloud erfolgt über das Tagging-System. Tags können von verschiedenen Typen sein:

  • Manuelle Kennzeichnung (durch Benutzer), z. B. unsichtbare Dateien (nur durch Administratoren), Filterdateien usw.
  • Automatisierte Kennzeichnung auf der Grundlage von Benutzer- oder Dateieigenschaften

                     – Nutzer

                     – Dateityp, -größe, etc.

  • Automatisierte Verschlagwortung auf der Grundlage von Dokument-Metadaten

Durchsetzung von Richtlinien

Mit Hilfe dieser Funktion sind Unternehmen in der Lage, Richtlinien für Inhalte und Sicherheitsstufen zu definieren:

               – Public / Internal / Confidential / Strictly Confidential

               – Assoziieren mit Inhalten

  • Dokumente gemäß den Richtlinien klassifizieren
  • Durchsetzung von Richtlinien auf der Grundlage von Klassifizierungsstufen

Außerdem können die Unternehmen verschiedene Arten von Richtlinien durchsetzen: 

  • Zugriffsrichtlinien (zugänglich über die Dateifirewall-Erweiterung): Sie ermöglicht es Benutzern, Klassifizierungsstufen mit bestimmten Benutzergruppen zu kombinieren. So kann beispielsweise einer bestimmten Benutzergruppe der Zugriff auf als vertraulich gekennzeichnete Dokumente verwehrt werden, selbst wenn die Dateien versehentlich für sie freigegeben wurden.
  • Feature Policies

                     – Klassifizierung

                     – Uploads unterbinden

                     – Verhindern der Linkfreigabe (z. B. Einschränkung der externen Freigabe für vertrauliche Dateien)

                     – Ungeschützte Dateien verfallen nach einem bestimmten Zeitraum (z. B. können öffentliche Dateien von den für interne Dateien geltenden Regeln ausgenommen und für einen längeren Zeitraum verfügbar gemacht werden)

Infografik zur Dokumentenklassifizierung

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