File Lifecycle & Retention

ownCloud hilft bei der Verwaltung des Dateilebenszyklus, indem es Unternehmen ermöglicht, die regelbasierte Archivierung und Löschung von Dateien zu automatisieren, um eine Reihe verschiedener Richtlinien und Vorschriften zu erfüllen.

Die File Lifecycle Management App wurde entwickelt, um die Verwaltung des Lebenszyklus von Dateien zu vereinfachen, indem mithilfe von Richtlinien festgelegt wird, welche Dateien wann archiviert werden sollen und wann die Dateien aus dem Archiv zu löschen sind. Darüber hinaus kann auch festgelegt werden, ob gelöschte Dateien wiederhergestellt werden sollen.

So funktioniert die File Lifecycle Management App

Die Verwaltung von Dateien mit der File Lifecycle Management App ist effizient und einfach. Die App hilft bei der Archivierung und Aufbewahrung von Dateien basierend auf ihrem Upload-Datum.

Mit der App können Administratoren den genauen Zeitpunkt aufzeichnen, zu dem jede Datei erstmals auf dem ownCloud-Server erstellt wurde. Außerdem zeichnet die App Audit-Ereignisse bei der Archivierung, Wiederherstellung oder Löschung von Daten auf.

Die File Lifecycle Management-Erweiterung ermöglicht es Dienstanbietern, den Lebenszyklus von Dateien in ownCloud zu verwalten:

• Kontrolle der Speichernutzung durch Begrenzung der Dauer der Dateinutzung, bevor die Dateien automatisch bereinigt werden
• Erfüllen Sie Vorschriften (z. B. die DSGVO oder Unternehmensrichtlinien), indem Sie automatisierte Aufbewahrungs- und Löschungsrichtlinien für Dateien einführen, die Daten enthalten, die nur für einen bestimmten Zeitraum im Unternehmen gespeichert werden dürfen.

Einhaltung der DSGVO und anderer Richtlinien

Die Richtlinien für die Verwaltung des Lebenszyklus von Dateien sind anpassbar. Einige Dateien dürfen nur so lange aufbewahrt werden, wie sie aktiv genutzt werden, z. B. weil sie personenbezogene Daten enthalten. Die automatische Löschung gewährleistet die Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung und schützt Unternehmen vor Strafen bei Verstößen.

Andere Akten müssen möglicherweise länger aufbewahrt werden, weil Organisationen gesetzlich verpflichtet sind, sie für eine bestimmte Zeit aufzubewahren.

Volle Benutzerkontrolle und Transparenz

Die App stellt sicher, dass die Nutzer die volle Kontrolle haben, wenn sie sie zur Verwaltung des Lebenszyklus von Dateien verwenden. Die Nutzer haben jederzeit Zugriff auf einen transparenten Überblick über den Lebenszyklusplan für jede Datei und können sich diesen bei Bedarf auch per E-Mail zusenden lassen. Sie können den für eine Datei festgelegten Lebenszyklus einsehen und sehen, wann die Datei für die Archivierung vorgesehen ist. Darüber hinaus kann das Archiv durchsucht und Informationen über archivierte Dateien (z. B. den vorherigen Speicherort) abgerufen werden.

Die Berechtigung zur Wiederherstellung archivierter Dateien kann bestimmten Benutzern oder Benutzergruppen (z. B. Administratoren) erteilt werden, um ein Sicherheitsnetz für versehentliches Löschen von Dateien zu schaffen. Alle Aktionen, die sich auf eine Datei beziehen, werden protokolliert und können durch die Integration mit der Auditing App auditierbar gemacht werden. Bei Bedarf können Dateien in Übereinstimmung mit der DSGVO oder ähnlichen Gesetzen freigegeben werden.