Success Story – GWDG

Ausgangssituation

Als Hochschulrechenzentrum für die Georg-August­Universität Göttingen und Rechen- und IT-Kompetenzzentrum für die Max-Planck-Gesellschaft bietet die Gesellschaft für wissenschaftliche Datenverarbeitung mbH Göttingen (GWDG) ein breites Spektrum an Informations- und Kommunikationsleistungen für die Wissenschaft. Bereits seit 2014 nutzt die GWDG ownCloud, um Daten sowohl am eigenen Standort als auch mit angeschlossenen Partneruniversitäten auszutauschen und gemeinsam zu bearbeiten.

Finanziert durch Landesmittel wird die Lösung im Rahmen des Projekts Academic Cloud zusätzlich für alle Hochschulen in Niedersachsen angeboten. Zur Verbesserung des Dienstes wurde die Kollaborationssoftware ONLYOFFICE eingeführt, um Dokumente gemeinsam in Echtzeit bearbeiten zu können.

Herausforderung

ownCloud dient dem produktiven Austausch und der gemeinsamen Bearbeitung von Dateien. Doch insbesondere wenn zwei BenutzerInnen gleichzeitig am selben Dokument arbeiten, können Synchronisationskonflikte nicht immer verhindert werden. In einem solchen Fall generiert ein Sicherheitsmechanismus von ownCloud sogenannte „Konfliktdateien”: eine zweite Version einer bestehenden Datei, die verhindern soll, dass Inhalte im Rahmen gemeinsamer Änderungen verloren gehen. Die GWDG sieht daher in der Integration von ONLYOFFICE in ownCloud die große Chance, das Problem der Synchronisationskonflikte langfristig zu lösen, da eine Kollaborationssoftware wie ONLYOFFICE zielgerichtet an dem Problem der Synchronisierung ansetzt: ONLYOFFICE ermöglicht die Bearbeitung eines Dokuments über eine gemeinsame Benutzeroberfläche, wodurch Änderungen in Echtzeit aktualisiert werden und für andere BenutzerInnen sofort sichtbar sind.

Da die GWDG sowohl ownCloud als auch ONLYOFFICE bereits als separate Dienste bereitstellte, bot sich die Entwicklung einer gemeinsamen Lösung an. Die GWDG wandte sich in der Folge an ownCloud und ONLYOFFICE und regte die Entwicklung einer Schnittstelle an, die die Integration von ONLYOFFICE in den ownCloud-Dienst und damit eine komfortablere Nutzung ermöglicht.

“Forschung und Lehre sind auf eine leistungs­fähige und innovative IT-Infrastruktur angewiesen. Durch die neu geschaffene Schnittstelle zwischen unserer ownCloud und ONLYOFFICE können Nutzer nun gleichzeitig an einer Datei in einem Webbrowser arbeiten. Konfliktdateien werden verhindert und die Arbeit findet dort statt, wo auch die Dateien liegen – in unserer ownCloud.” Ralph Krimmel, GWDG

Ergebnis

Derzeit verzeichnet die ownCloud der GWDG ca. 4.000 aktive NutzerInnen pro Monat und 1.500 NutzerInnen täglich. Dazu gehören Universitäten, aber auch einzelne Arbeitsgruppen aus verschiedenen wissenschaftlichen Einrichtungen innerhalb Niedersachsens sowie bundesweit, die ownCloud und die ONLYOFFICE-Funktionen nutzen. Die Bearbeitung von Dateien funktioniert mit der von ownCloud und ONLYOFFICE entwickelten Schnittstelle reibungslos; auch bei anderen Dateiformaten als Microsoft Office werden Dateien bzw. Formatierungen vom Server ohne Kompatibilitätsprobleme ­dargestellt. Von der Kooperation zwischen ownCloud und ONLYOFFICE profitieren nicht nur die NutzerInnen der GWDG und der Academic Cloud; durch die technische Zusammenarbeit können ownCloud-AdministratorInnen die ONLYOFFICE Integration App mit wenigen Klicks installieren und die App über den ownCloud Marketplace zu ihrer Cloud hinzufügen.

“Die Kooperation zwischen ownCloud und ONLYOFFICE funktioniert durch den gemeinsamen Support reibungslos. Auftauchende Probleme werden schnell und einfach behoben. Außerdem laufen unsere ownCloud-Dienste sehr zuverlässig und wir konnten unterm Strich eine Steigerung von Kollaboration und Produktivität erreichen.” Tobias Herbst, GWDG

Aus der Zusammenarbeit ergeben sich mehrere  Vorteile:

  • Durch die Unterstützung aller gängigen  MS Office-Formate können folgende Dateitypen in der ownCloud kollaborativ bearbeitet werden: docx, xlsx, pptx und txt.
  • Dateien können in diversen Formaten gespeichert werden: docx, odt, rtf, txt, pdf, html, pptx, odp, xlsx, csv und ods.
  • BenutzerInnen können Links, Tabellen und Grafiken hinzufügen, Diagramme einfügen, AutoShapes, mathematische Formeln, Schrift­dekoration, Kopf- und Fußzeilen bearbeiten, Style Sheets erstellen, das Design des gesamten Dokuments mit zwei Mausklicks ändern und vieles mehr.
  • BenutzerInnen können in den „Semi-Formal“-­Modus wechseln, um die Änderungen ihrer Co-AutorInnen sofort zu sehen, oder in den „Formal“-Modus wechseln, um das Dokument ohne Ablenkung durch Andere zu bearbeiten.
  • Es gibt verschiedene Kommunikationsfunktionen, um die Produktivität weiter zu verbessern: Review, Kommentar und Live-Chat. BenutzerInnen können ihre TeamkollegInnen das Dokument überprüfen lassen, um Fehler zu korrigieren und Ideen vorzuschlagen, ohne den Text selbst zu ändern.

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